Comment gagner du temps sur la gestion de votre facturation ?

La facturation est un aspect indispensable d’une entreprise : c’est ce qui permet d’obtenir vos paiements, de tenir à jour vos comptes et de respecter vos obligations légales. Cependant, c’est une opération qui peut prendre du temps. Voici des points sur lesquels optimiser la gestion de vos factures.

Savoir quelles sont les opérations à facturer pour gagner du temps

Lorsqu’arrive le moment de la comptabilité, et que l’on a 200 devis et contrats, parfois plus, on n’a pas nécessairement en tête ce qui a été livré, ou ce qui a été annulé. Dans ces cas, on vérifie dans les mails, on demande au collègue, mais une vérification au cas par cas n’en finit pas. Afin d’éviter cette situation, chaque devis doit avoir une date de facturation associée. Soit cette date est définie par rapport à la signature du devis (le jour de la signature, ou à 30 jours après celle-ci). Pour des devis facturés à la livraison d’une prestation, il faut se coordonner avec la personne qui va effectuer la prestation. Celle-ci doit vous indiquer la date à laquelle la prestation sera terminée, que vous pourrez noter sur le devis. En cas de retard, votre collègue doit également vous le notifier. Même en cas de doute, vous gagnerez du temps car vous saurez à qui vous adresser pour savoir si le devis est facturable.

Pour les annulations de contrat, il est important, si la gestion des contrats ne se fait pas automatiquement, que vos collègues vous fassent remonter les informations au fur et à mesure qu’ils les reçoivent.

Créer des factures et prélèvements récurrents

Pour tous les contrats qui sont à facturer régulièrement, vous ne devez pas recréer une nouvelle facture pour le même montant. À la place, demandez à votre logiciel de comptabilité de créer des factures récurrentes, qui se généreront tous les mois automatiquement, et que vous n’aurez plus qu’à valider.

Avoir un modèle de relance

Un autre aspect de la facturation qui prend du temps est de relancer les paiements en retard. Certains logiciels de facturation génèrent automatiquement des modèles de relance. Si vous n’utilisez pas de logiciel de relance, il est important d’avoir un modèle de relance afin de ne pas tout réécrire à la main. Cependant, faites attention à ne pas vous tromper et pensez à remplacer la référence de la facture, la date de la relance et le nom du client si vous optez pour cette solution.